Quais os riscos ocultos do uso de IA pelos funcionários sem uma política interna de segurança?
Mesmo que o cartório nunca tenha formalmente adotado uma ferramenta de IA, é provável que a equipe já esteja usando alguma por conta própria, e sem uma política de uso, o cartório não tem visibilidade sobre quais dados foram inseridos, em qual ferramenta, e o que aconteceu com essa informação depois. Esse fenômeno tem nome: shadow AI. E o risco não depende de má intenção de ninguém, depende só da ausência de estrutura.
Este artigo detalha o que exatamente está em risco, por que a resposta "vamos proibir" não funciona, e o que uma política funcional precisa ter.
O tamanho real do problema, com dados
Um levantamento da LayerX (Enterprise AI and SaaS Data Security Report 2025) mostra que 45% dos funcionários corporativos já usam ferramentas de IA generativa no trabalho, e 77% desses usuários copiam e colam dados diretamente nas consultas ao chatbot. Desses, 22% incluem dados pessoais ou de cartão de pagamento nesse processo, a maior parte por contas pessoais, fora de qualquer visibilidade da organização.
Uma pesquisa do Microsoft/LinkedIn Work Trend Index, com mais de 31 mil profissionais em 31 países incluindo o Brasil, encontrou um número ainda maior: 75% dos trabalhadores do conhecimento já usam IA generativa no trabalho, e 78% deles trazem suas próprias ferramentas, sem aprovação da área de tecnologia.
O padrão se repete em qualquer setor: adoção alta, controle baixo. Não há dado específico sobre cartórios nesses levantamentos, mas não existe motivo estrutural para o setor notarial escapar dessa tendência, especialmente considerando a pressão por produtividade que já discutimos em artigos anteriores deste blog.
O que exatamente está em risco
Dados de terceiros sem controle sobre o destino. Quando um escrevente cola um trecho de escritura, uma matrícula ou dados de um inventário em uma ferramenta de IA pública, essa informação sai do ambiente do cartório e passa a estar sujeita aos termos de uso daquela plataforma, que o cartório não controla e frequentemente nem leu.
Responsabilidade legal que não desaparece com a alegação de desconhecimento. Sob a LGPD, a responsabilidade por vazamento de dado pessoal recai sobre o controlador, no caso o cartório, independentemente de o uso ter sido iniciativa individual de um funcionário. A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) foi elevada, em 2025, ao status de autarquia especial, com poderes ampliados de fiscalização, o que aumenta a exposição prática desse risco, não apenas a teórica.
Custo financeiro documentado. Segundo o IBM Cost of Data Breach Report 2025, violações de dados originadas em uso não controlado de IA custam, em média, cerca de US$ 670 mil a mais do que outros tipos de incidente. O mesmo levantamento aponta que 97% das organizações que sofreram esse tipo de violação relataram ausência de controles de acesso adequados, não falha da tecnologia em si.
Risco de conformidade regulatória. O Provimento CNJ nº 213/2026 exige padrões de segurança e rastreabilidade para sistemas usados em serviços notariais. Um cartório não tem como demonstrar conformidade sobre um uso de IA que nunca soube que estava acontecendo.
Exposição de informação sob sigilo. Cartório lida com dados que envolvem sigilo profissional e informação patrimonial sensível. Uma vez inserida em uma ferramenta pública, essa informação pode, em tese, ser usada para treinar modelos futuros dessa ferramenta, dependendo dos termos de uso da plataforma.
Por que proibir não resolve, e às vezes piora
A resposta instintiva de muitos gestores é bloquear o acesso a ferramentas de IA. Levantamentos do setor mostram que essa abordagem tem efeito limitado: o Cisco 2024 Data Privacy Benchmark Study, com 2.600 profissionais de segurança e privacidade em 12 países, encontrou que 27% das organizações baniram totalmente ferramentas de IA generativa, mas isso não elimina o comportamento, apenas o empurra para fora da visibilidade da empresa, geralmente para dispositivos pessoais sem qualquer controle.
O problema raramente é a intenção do funcionário. É a ausência de uma alternativa estruturada que atenda à mesma necessidade prática que levou a pessoa a buscar uma ferramenta de IA em primeiro lugar: ganhar tempo em uma tarefa repetitiva.
O que uma política funcional precisa ter
Uma política de uso de IA que efetivamente reduz risco não é um documento genérico de "não use IA para dados sensíveis". Ela precisa responder, de forma específica:
- Quais tipos de dado nunca podem ser inseridos em ferramentas de IA externas, definidos com exemplos concretos do cartório, não em termos abstratos.
- Qual ferramenta corporativa está disponível como alternativa, para que a política não seja apenas uma proibição sem substituto.
- Quem é responsável por monitorar o uso e como isso é feito na prática, não apenas em teoria.
- O que acontece quando uma ferramenta corporativa não cobre uma necessidade específica, para que a equipe tenha um caminho claro em vez de recorrer a uma solução não autorizada por conta própria.
Política sem ferramenta de apoio raramente se sustenta. Orientar verbalmente a equipe a "tomar cuidado" não é o mesmo que ter um sistema que efetivamente impede que dado sensível saia do ambiente controlado.
Como avaliar se o seu cartório já tem esse risco hoje
Algumas perguntas rápidas revelam a situação real, sem precisar de auditoria formal:
- Alguém da equipe já usou uma ferramenta de IA para ajudar a redigir, resumir ou revisar algum documento do cartório?
- Existe hoje algum inventário de quais ferramentas de IA estão sendo usadas, por quem, e para quê?
- Se um cliente do cartório perguntasse hoje se os dados dele já passaram por alguma ferramenta de IA não autorizada, o cartório teria como responder com segurança?
Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas for "não sabemos", o risco já existe, e a decisão sobre implementar IA de forma estruturada deixa de ser uma opção de modernização e passa a ser uma correção de um problema que já está em curso.
Próximo passo
O Nyuron ajuda cartórios a mapear onde a equipe já está usando IA hoje, com ou sem governança, e a estruturar uma alternativa corporativa que atenda à necessidade real sem expor dado sensível.
Fale com o Nyuron pelo WhatsApp (https://wa.me/554137988687) e comece pelo diagnóstico da situação atual do seu cartório.
Fontes consultadas: Enterprise AI and SaaS Data Security Report 2025 (LayerX); Microsoft/LinkedIn Work Trend Index; IBM Cost of Data Breach Report 2025; Cisco 2024 Data Privacy Benchmark Study.