Organizar prints, e-mails e mídias para uma ata notarial sem perder informação

O Superior Tribunal de Justiça (STJ) já firmou entendimento de que um print de conversa de WhatsApp, sozinho e sem mecanismo técnico que ateste sua autenticidade, tem valor probatório reduzido ou nulo. É exatamente por isso que a ata notarial existe como instrumento: o art. 384 do Código de Processo Civil prevê que a existência e o modo de existir de um fato podem ser atestados por tabelião, com dados representados por imagem ou som podendo constar da ata. O problema prático que este artigo aborda não é se a ata notarial funciona, é o que acontece antes dela: como o cartório organiza o material bruto, muitas vezes disperso em prints, e-mails, áudios e capturas de tela, antes de transformar isso em um documento coerente e auditável.

Por que a fase de organização é onde mais se perde qualidade

Quando um cliente chega ao cartório com um conjunto de evidências para uma ata notarial, esse material raramente vem organizado. São prints de conversas em ordens diferentes, capturas de tela sem data clara, áudios sem contexto, e às vezes arquivos duplicados ou incompletos. O trabalho de organizar esse material antes da lavratura, agrupando por data, por interlocutor, por canal, é tarefa manual, repetitiva, e sujeita a erro humano, especialmente quando o volume de evidências é grande.

O risco aqui não é apenas de retrabalho. É de qualidade da prova em si. Discussões jurídicas recentes sobre provas digitais destacam que a cadeia de custódia, ou seja, o conjunto de procedimentos que garante que a evidência permaneça inalterada desde a coleta até a apresentação, é o que sustenta a força probatória do material. Uma organização malfeita na etapa de coleta pode comprometer essa cadeia antes mesmo de a ata ser lavrada.

O que a jurisprudência já exige, na prática

O entendimento consolidado, refletido em decisões de tribunais, é que provas digitais desacompanhadas de mecanismo técnico de autenticação enfrentam questionamento maior em juízo. Um julgado recente destacou que, havendo impugnação pela parte contrária, há necessidade de ata notarial para garantir a autenticidade e confiabilidade de provas digitais apresentadas sem esse suporte.

Isso reforça o papel do cartório não apenas como quem lavra o documento final, mas como parte de uma cadeia de confiabilidade que começa na forma como o material é recebido e organizado antes da lavratura.

O que uma organização automatizada resolve, especificamente

Uma ferramenta de triagem bem configurada pode assumir exatamente a parte mecânica dessa etapa: receber os arquivos enviados pelo cliente, identificar automaticamente data, canal e interlocutor quando essa informação está disponível nos metadados ou no conteúdo, e sugerir agrupamentos lógicos para o tabelião revisar antes da lavratura.

Isso não substitui a verificação do tabelião sobre o conteúdo em si, isso continua sendo atribuição exclusiva de quem tem fé pública. O que muda é o ponto de partida: em vez de o escrevente organizar manualmente dezenas de arquivos soltos, ele recebe um conjunto já pré-organizado para conferência, o que reduz tempo e reduz a chance de um arquivo relevante passar despercebido ou ser agrupado incorretamente.

Por que isso também importa para o custo do serviço

O Colégio Notarial do Brasil já oferece, através da plataforma e-Notariado, um serviço chamado e-Not Provas, voltado à autenticação digital de capturas mais simples, como uma alternativa mais barata à ata notarial tradicional para casos pontuais, com custo de referência entre R$ 4 e R$ 7 por captura, e armazenamento da prova pelo prazo de cinco anos. Isso mostra que o mercado já reconhece uma diferença de complexidade entre casos simples (uma captura isolada) e casos complexos (um conjunto extenso de evidências que exige análise e descrição detalhada pelo tabelião).

Quanto maior e mais desorganizado o conjunto de evidências, maior tende a ser o tempo do tabelião na etapa de descrição, e isso se reflete no custo final para o cliente, já que os emolumentos costumam considerar a extensão do material descrito. Uma boa organização prévia não é apenas uma questão de eficiência interna do cartório, é algo que pode impactar diretamente o valor final cobrado do cliente.

O que continua sendo exclusivamente do tabelião

Vale reforçar um ponto que já tratamos em outro artigo deste blog: o tabelião não faz perícia técnica ao lavrar uma ata notarial. Ele descreve fielmente o que percebe através de seus sentidos, mas não invade sistemas nem confirma tecnicamente se uma conta foi comprometida ou se uma mensagem foi manipulada em nível de código. Essa limitação é inerente à natureza do instrumento, não uma falha a ser corrigida por automação.

Isso significa que a automação da etapa de organização não substitui a análise e a fé pública do tabelião, apenas remove o trabalho mecânico de preparar o material para essa análise acontecer com mais eficiência e menos risco de erro na triagem.

Próximo passo

O Nyuron desenvolve agents que organizam evidências de ata notarial automaticamente, agrupando por data, canal e interlocutor a partir dos arquivos enviados pelo cliente, deixando o material pronto para a análise e lavratura do tabelião.

Fale com o Nyuron pelo WhatsApp (https://wa.me/554137988687) e entenda como isso reduziria o tempo de preparação das atas notariais do seu cartório.

Fontes consultadas: Art. 384 do Código de Processo Civil; STJ, entendimento sobre valor probatório de prints digitais; Colégio Notarial do Brasil, sobre o serviço e-Not Provas.